Aydınlatma Metni

ORTA ANADOLU GİRİŞİM VE İŞ DÜNYASI FEDERASYONU

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Orta Anadolu Girişim ve İş Dünyası Federasyonu ” ORSİFED”, 5253 Sayılı Dernekler Kanunu’na uygun olarak kurulmuş olan ve kanuna uygun olarak düzenlenmiş ve tescil edilmiş federasyon tüzüğü başta olmak üzere tescil edilmiş genel kurul kararları ve yönetim kurulu kararları çerçevesinde faaliyetlerini sürdürmekte olan bir federasyondur.

Federasyon Tüzüğünde açık olarak da belirtilmiş olduğu üzere, federasyona ancak birer tüzel kişilik kimliği taşıyan derneklerin gerekli şartları sağlamaları halinde başvurarak yönetim kurulu kararı tarafından kabul edilerek üye olma hakları vardır. Üyeliğe kabul edilecek olan dernekler kendi yetkili kurullarının verdiği ve resmiyet kazanmış kararlar çerçevesinde temsilci olarak seçtikleri gerçek kişiler tarafından temsil edilirler.

ORSİFED’in faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi ile ilgili tüm süreçlerde başta üyeleri olmak üzere muhatap olunan tüm kişi, kurum ve kuruluşlar ile sürekli ya da geçici iletişim ve muhataplık bağı kurulması, federasyonun varlık amacının bir sonucu olarak mümkün ve doğaldır. Buna dayanarak, yasaların, federasyon tüzüğünün, tescil edilmiş genel kurul kararlarının ve federasyon faaliyetini gerçekleştirme doğrultusunda alınmış yönetim kurulu kararlarının gereği veya sonucu olarak muhataplık kurulan kişilere ait bazı verilerin toplanması, fiziki ve/veya dijital ortamlarda saklanması ve federasyonun amaçlarına uygun olarak kullanılması suretiyle işlenmesi gerekmektedir.

Federasyonumuz ile muhataplık bağı kuran tüm kişileri, kendilerinden istenecek ve toplanacak olan kişisel verilerine ilişkin olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) madde 10 uyarınca bilgilendirmek amacıyla aşağıdaki AYDINLATMA METNİ oluşturulmuştur.

 

1. VERİ SORUMLUSU

ORSİFED ile doğrudan veya dolaylı olarak muhataplık bağı oluşan ve kendi adına davranan gerçek kişiler veya tüzel kişilikleri temsil eden gerçek kişilere ait Kişisel Veriler, “Veri Sorumlusu” sıfatıyla  ORSİFED  tarafından bu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenecek ve gerekli durumlarda üçüncü kişilere aktarılabilecektir.

 

2. MUHATAPLIK BAĞI KURULABİLECEK KİŞİLER

ORSİFED ile muhataplık bağı kurabilecek kişiler 4 ayrı grupta toplanır. Bunlar ;

• Federasyon Üyelik başvurusunda bulunan veya üyeliği sürmekte olan derneklerin yöneticileri, delegeleri, dernek üyeleri ve dernek görevlisi olan kişiler

• Federasyonda sürekli olarak veya geçici görevlerle İş Kanunu çerçevesinde çalışmak için başvuran veya çalışmakta olan kişiler

• Federasyona mal veya hizmet satan tedarikçi gerçek kişiler ile tüzel kişi temsilcileri, gönüllü veya bedeli karşılığı hizmet desteği veren kişiler, bağışçılar, sponsorlar, proje partnerleri veya ortak çalışma yapılan diğer STK’lar, özel kuruluşlar veya kamu kuruluşlarının görevlileri

• ORSİFED faaliyet veya projeleriyle ayni ya da başka yollarla desteklenen öğrenciler, akademisyen ve eğitimciler, iş ve meslek insanları veya desteklenen kurum ve kuruluşların yetkilileridir.

 

3. İŞLENEBİLECEK OLAN VERİLER

Federasyonun faaliyetleri süresince yukarıda belirtilen gruplarda yer alan kişilerin mensup oldukları gruplara göre sınıflandırıldıklarında ;

1-Federasyon üyelik başvurusunda bulunan veya federasyon üyesi olan derneklerin temsilcisi, delegesi, üyesi veya görevlisi olan gerçek kişilerin ;

• Ad ve Soyadları
• Cep telefonu numarası
• E-Posta adresi
• Çalıştığı kuruma ilişkin bilgiler
• İşyeri Adresi ve ilgili kurumdaki unvan ve pozisyon
• TC. Kimlik Numarası
• Temsil ettikleri dernekteki görevleri
• Fotoğraf ve video görüntüleri  ”Kişisel Veri” olarak adlandırılmaktadır.

2-Federasyonda sürekli olarak veya geçici görevlerle İş Kanunu çerçevesinde çalışmak için başvuran, ve çalışmakta olan kişilerin;

• Ad ve Soyadları
• Cep telefonu numarası
• E-Posta adresi
• Daha önceki çalıştıkları işyerleri
• Önceki işyerinden ayrılma sebepleri
• Eğitim ve Diploma Bilgileri
• TC. Kimlik Numarası
• SGK Sicil Numarası
• Referans Kişilerin Adları, Kurumları, Görevleri ve Unvanları
• Ücretlendirmede Fark Yaratabilecek Sağlık Engeli veya Adli Sicil Bilgileri
• Fotoğraf ve video görüntüleri ”Kişisel Veri” olarak adlandırılmaktadır. 

• Ad ve Soyadları
• Cep telefonu numarası
• E-Posta adresi
• TC. Kimlik Numarası
• Temsil ettikleri veya çalıştıkları kurumun adı
• Temsil ettikleri veya çalıştıkları kurum veya tüzel kişiliğin Vergi Dairesi ve Vergi Hesap Numarası
• Şirket veya Kurum İmza Sirküleri ve Yetki Belgeleri
• Fotoğraf ve video görüntüleri ”Kişisel Veri” olarak adlandırılmaktadır.

• Ad ve Soyadları
• Cep telefonu numarası
• E-Posta adresi
• Öğrencilerin okudukları eğitim kurumunun adı
• Öğrencilerin okudukları eğitim kurumundaki öğrenci kayıt numaraları
• Akademisyenlerin mensubu oldukları eğitim kurumunun ve bölümlerin adı
• Akademisyenlerin akademik kariyer unvanları
• Sivil kişilerin çalışma veya dezavantajlı oluşunun gösteren bilgiler
• TC. Kimlik Numarası
• İkametgah adresleri
• Fotoğraf ve video görüntüleri ”Kişisel Veri” olarak adlandırılmaktadır.

 

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNİ GEREKTİREN AMAÇLAR VE HUKUKİ NEDENLER

ORSİFED ile üyelik veya başka nedenlerle muhataplık bağı kurulmuş olan kişilere ait Kişisel Veriler  aşağıda belirtilen amaçlar çerçevesinde KVKK – Madde 5/1 uyarınca kişilerin açık rızasına dayanarak işlenecektir.

• Hukuki Nedenler

5253 Sayılı Dernekler Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca federasyon üyeliği için başvuran dernekler gerekli şartları sağlamaları halinde ve federasyon yönetim kurulunun da başvuru onay kararı vermesi halinde resmen federasyon üyesi kimliği kazanırlar. Üye dernekler federasyonda belirledikleri ve resmen bildirdikleri gerçek kişiler ve delegeler tarafından temsil edilirler.  Derneklerin üyeliklerinin resmi kayıtlara geçebilmesi için ve federasyon faaliyetlerinde resmen yer alabilmeleri için dernek temsilcileri ve delegelerinin TC. İçişleri Bakanlığı’nın Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) platformuna kayıt edilmesi ve ayrıca ilgili gerçek belgelerin il valiliklerine bağlı İl Sivil Toplum İlişkileri Müdürlüğü’ne ibraz edilmesi yasal zorunluluktur.  Belirtilen kişilerin ad ve soyadları, T.C. Kimlik Numaraları, Cep Telefonu Numaraları, E-Posta Adresleri, İş veya Resmi Tebligat Adresleri, Çalıştıkları kurumun adı ve adresi, çalıştıkları kuruluştaki unvan ve pozisyonlarına dair verilerin DERBİS’e kayıt yapılabilmesi ve ibraz edilecek belgelerde de bulunmasına dair kanunun emredici hükümleri uyarınca toplanması yasal bir zorunluluktur.

ORSİFED’in tüzüğü gereğince federasyon üyesi derneklerin üyelerinin iş dünyasında faaliyet göstermekte olan özel sektöre ait kuruluşlarının ortağı ya da yöneticisi olarak veya serbest meslek erbabı ya da esnaf sıfatıyla kendi işyerinde faaliyetlerini sürdüren; iş dünyasında girişimci olarak yer alan veya iş dünyasıyla ilgili destek faaliyetleri gerçekleştiren veya bu tür görevleri yaparak emekli olmuş kişiler olması mümkündür.

• Tüzüğün üyelik açısından düzenlediği emredici kural nedeniyle de hangi unvan ile olursa olsun üye dernekleri temsil gerçek kişilerin çalıştıkları iş yerlerinin unvanı, yetki seviyeleri, yer aldığı sektör ve eğer tüzel kişi üyeliği temsil ediyor iseler temsil ettikleri tüzel kişiliğin T.C. Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilen sermaye, ortaklık, temsil yetkisi ve imza sirküsü gibi verilerin güncel tarihli resmi belge ile doğrulanarak toplanması gerekmektedir.

6563 sayılı ”Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun” ve ilgili mevzuat uyarınca ORSİFED giriş veya üyelik aidatlarını ve diğer bağışlarını elektronik ortamda ödemek isteyecek üye dernek temsilcilerinin kredi kartı bilgilerinin Bankalar Yasası ve ilgili mevzuatın çerçevesi içinde kalmak şartıyla toplanması gerekmektedir.

• Türk Ticaret Kanunu’nun emredici hükümleri gereğince ORSİFED’e mal ve hizmet tedarikinde bulunan kamu veya özel sektör mensubu gerçek veya tüzel kişilerin ticari olarak bilinmesi ve belgelenmesi zorunlu olan ticari unvan, vergi dairesi adı ve vergi hesap numarası, posta adresi, kurumsal telefon numarası, web adresi, güncel olarak faaliyette olduğunu tevsik edecek hali faaliyet belgesi ve muhatap ticari kuruluşun yetkilisi olduğunu tevsik edecek imza sirkülerinin talep edilmesi ve bu kapsamdaki kişisel verilerin toplanması gerekmektedir.

 

• Federasyon Amaçlarına Dayalı Nedenler
  • Federasyon tüzüğünde belirtilen amaçlar arasında üyelerin birbirleriyle ve iş dünyasıyla iletişim, ilişki ve işbirliğini sağlamak ve güçlendirmek yer almaktadır. Bu nedenle, üyelerin cep telefonları dışında varsa ev telefonları, yazlık telefonları veya yurt dışında kullandıkları cep telefonu numaraları, sosyal medya hesapları ve özel günlerde kutlama yapmak amacıyla doğum günü, evlilik tarihi gibi kişisel verilerin toplanması gerekmektedir.

• Federasyon amaçları doğrultusunda yapılacak faaliyetlere katılan, katkı sağlayan veya misafir olarak ağırlanan kişiler ile sponsorluk yapan, proje ortağı, partneri veya danışmanı olarak görev üstlenen kişiler; ayrıca mal veya hizmet tedariki yapan kişiler veya bu tür kuruluşların yetkilisi, sorumlusu ya da görevlisi olan kişileri hem sonraki faaliyetlerden haberdar edebilmek ve davet edebilmek hem de kendilerinin hangi konu veya alanlarda bilgi ve ihtisas sahibi olduklarına dair arşiv kaydı oluşturabilmek amacıyla ad ve soyadları, cep telefonları, iş telefonları, e-posta adresleri, varsa kariyerlerine ilişkin lisans, diploma, sertifika gibi belgelerde kayıtlı vergi ya da sicil numaraları, SGK sicil numaralarının toplanması ve işlenmesi gerekmektedir.

• Federasyon faaliyetlerinde geçici veya sürekli olarak çalıştırılan veya bu tür işlerde çalışmak için başvuran kişilerin ad ve soyadları, cep telefonları, gerekli hallerde resmi kurumlarla paylaşmak üzere TC Kimlik Numaraları, nüfus cüzdanı fotokopileri, varsa yapacakları işe dair yeterliliklerini gösteren diploma, lisans, sertifika veya sakatlık veya sabıka kayıtlarının ve ayrıca iş başvuru formu ve referans mektuplarının hem uygun işlerde çalıştırmak hem yasal bir sorunla karşılaşmamak hem de arşivde tutularak ihtiyaç halinde kendilerini işe davet etmek amacıyla toplanması ve işlenmesi gerekmektedir.

5. Kişisel Verilerin Paylaşılabileceği Diğer Kişiler

ORSİFED ile muhataplık bağı kurulmuş olan kişilere ait Kişisel Veriler yukarıda belirtilen işleme amaçlarının yerine getirilebilmesi için gerekli olduğu ölçüde KVKK Madde 8 uyarınca yurt içinde bulunan ve ORSİFED’in amaçları doğrultusunda hizmet alınan diğer veri işleyenler, hizmet-destek-danışmanlık desteği alınan diğer üçüncü kişiler/firmalar ve tedarikçiler; federasyonun üye olacağı konfederasyon, platform, birlik vb. adlarla yasal olarak oluşturulmuş tüzel kişilikler ve diğer federasyon üyeleriyle ya da federasyon amaçlarına uygun olarak tasarlanacak olan federasyona ait resmi web siteleri ve sosyal medya hesaplarında paylaşılabilecektir.

 

6. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ

Kişisel Veriler, üyelere iletilen excel formatındaki tablolar ve başvuru formlarının fiziken veya elektronik ortamda doldurularak ulaştırılması yoluyla toplanmaktadır.

 

7. KİŞİSEL VERİLERLE İLGİLİ HAKLAR

ORSİFED  ile muhataplık bağı kurmuş olan tüm kişiler KVKK Madde-11 uyarınca aşağıda belirtilen haklara sahip bulunmaktadır :

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini talep etme, bu hakkın kullanılması durumunda bu durumun kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,

• Kişisel verilerin işlenme nedenlerinin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu hakkın kullanılması halinde bu durumun kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,

• Toplanmış olan kişisel verilerin otomatik sistemler ile analizi yoluyla ortaya çıkan sonuca itiraz etme ve bu nedenle zarara uğrama halinde tazminat talep etme,

• ORSİFED olarak yürürlükteki mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimiz saklı kalmak kaydıyla, muhataplık bağı kurulmuş olan tüm kişilerin sahip oldukları bu hakları istedikleri takdirde her zaman ve en uygun şekilde kullanabileceği FEDERASYONUMUZ TARAFINDAN TAAHHÜT EDİLMEKTEDİR.

 

8. TALEPLER

KVKK’nın 11. maddesi ile 13. maddesinin 1. fıkrası ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince , Yukarıda belirtilen hakları kullanma doğrultusundaki talepler ORSİFED’in  Hacı Saki Mah. Kenarcık Sok. Donat Plaza Kat.1 No. 13 Kocasinan-Kayseri adresindeki yasal federasyon merkezine  bizzat gelerek, başvuru sahibinin kimliğine dair şüphe yaratmayacak resmi bir dayanakla yazılı olarak noter aracılığı ile veya iadeli taahhütlü mektup ile birlikte posta yoluyla, varsa “KVKK Uyarınca Bildirilmiş Taleptir” ibaresi eklenmek suretiyle  kayıtlı elektronik posta (KEP) adresimiz üzerinden, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da varsa başvuru sahibinin daha önce Federasyonumuza bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletisim@orsifed.org.tr adresine elektronik posta göndererek veya gelecekte Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirleyeceği diğer yöntemlerle iletebilir.

Başvurularda ;

• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için TC kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu,
• bilgilerinin bulunması zorunludur. Konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de yine başvuruya eklenmiş olması  gerekmektedir.

 

9. BAŞVURULARIN CEVAPLANMASI

KVKK’nın 11. maddesinde tanınan haklar kapsamında, veri sahibi olarak, bahse konu haklara ilişkin taleplerin tarafımıza iletilmesi durumunda, Derneğimiz, talebin niteliğine göre cevabı en kısa sürede ve en geç otuz gün(30 gün) içinde iletecektir. İşlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Derneğimiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücretin alınabileceğini bildiririz. Başvurulara Derneğimiz tarafından KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında tüm sorumluluklarımıza uyarak, tüm şekli ve usulü şartlar sağlanarak cevap verilecektir.

 

10. VERİLERİN SAKLANMASI VE KORUNMASI

Hangi nedenle olursa olsun İŞBU Aydınlatma Metni çerçevesinde toplanmış ve işlenmiş olan veriler 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu amir hükümleri ve ilgili mevzuat gereğince yalnızca ORSİFED’e ait fiziki arşiv veya Bilgi İşlem Sistemlerinde işlenerek yasanın mevzuatın uygun bulacağı elektronik bulut sistemleri veya platformlarda saklanarak, korunacaktır.

1. Yasal olarak gerekli üye verileri üyeliğin devamı süresince zorunlu olarak korunmak ve işlenmek zorundadır.
2. 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve iş ve dış güvenlikle ilgili kararnameler, İçişleri Bakanlığı genelgeleri ve diğer mevzuat tarafından uyulması zorunlu olarak yapılan düzenlemeler söz konusu olduğu takdirde bu düzenlemeler çerçevesinde üyelik bağı bitmiş dahi olsa kişilerin üyelikle ilgili kişisel verileri, yasal düzenlemenin zorunlu kıldığı süre boyunca saklanmak zorundadır.
3. ORSİFED’e mal ve hizmet tedarikinde bulunan gerçek kişiler veya tüzel kişileri temsil eden kişilerin verileri ilgili ticari ilişkinin bitmesi halinde dahi vergi mevzuatı gereğince son ticari işlemin yapıldığı yıldan başlayarak 5 tam yıl boyunca saklanmak zorundadır.
4. ORSİFED faaliyetlerinde geçici veya sürekli olarak çalıştırılmış kişilerin çalışmalarına dair dayanak olmak üzere ve SGK mevzuatı uyarınca mesleki bilgileri, sicil bilgileri ve iletişim bilgileri yasa gereğince 10 yıl süreyle saklanmak zorundadır.
5. Sonuçsuz kalmış iş başvuruları, başvuru formları, herhangi bir hak veya taahhüt içermeyen beyannameler, bu tür belge kopyaları, diploma, sertifika, lisans belgeleri veya bu belgelerin içerdiği bilgiler muhataplık bağının sona ermesinden itibaren en geç 1 yıl bitiminde imha edilir.

 

11. VERİLERİN İMHASI

Veri sahibinin ORSİFED ile muhataplık bağının bitmesi hallerinde veriler geri dönüşsüz olarak elektronik sistemlerden silinir ve fiziki arşivlerden çıkarılarak kopya bırakılmaksızın ve geri dönüşsüz olarak imha edilir. Kişisel veri imhası tutanak düzenlenmek suretiyle belgelenir. İmhanın gerçekleştiği veri sahibine bildirilir.

12. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN RIZA BEYANI

Orta Anadolu Girişim ve İş Dünyası Federasyonu ”ORSİFED” olarak tarafınıza sunulmuş olan Aydınlatma Metni kapsamında kişisel ve kurumsal verilerinizin işlenecektir.

Bu konudaki rızanızı dilediğiniz zaman kaldırabilirsiniz. Bu durumda geri alma işlemi ileriye etkili olarak sonuçlarını doğuracak ve rızanıza dayanarak yapılan işleme faaliyetleri en kısa sürede durdurulacaktır.

İŞBU Açık Rıza Beyanı yalnızca Aydınlatma Metninde belirtilen hususları kapsar. Metnin web sitesinde okunduğunu ve kabul edildiğini ifade edecek işaretleme veya fiili olarak Aydınlatma Metninde ibrazı sonrasında muhataplara tebliğ edilmiş sayılacaktır.

Konuya ilişkin talepleriniz, itirazınızı veya şerhinizi kayıtlı e-mail hesabınızdan veri sahibi olarak yazılı bir şekilde info@orsifed.org.tr adresine iletmeniz veya taahhütlü olarak posta veya kargo ile ORSİFED’e ulaştırmanız ya da şahsen başvurmanız halinde 30 gün içerisinde aksiyon alınarak bilgileriniz kayıtlardan silinecek ve işlenmesi durdurulacaktır.